Senin, 29 Oktober 2012

Makalah Pemrosesan Transaksi


I.              PEMROSESAN TRANSAKSI
Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.
Pemrosesan transaksi beragam aktivitas perusahaan yang harus dilakukan untuk mendukung operasi sehari-hari.


  • Siklus Transaksi dan Sistem Aplikasi
  1. Tidak ada dua organisasi yang memproses transaksi dengan cara yang benar-benar sama, tetapi sebagian besar organisasi mengalami dan memproses arus transaksi yang serupa.
  2. Arus transaksi operasional dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis.
  3. Siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan.


Ø  Kerangka Pemrosesan Transaksi
A.     Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.

B.     Sistem Informasi Fungsional
Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.

Ø  Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.
A.     Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
a.       Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b.      Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c.       Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d.      Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e.       Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

B.     Jurnal dan Register
Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau peristiwa yang tidak bersifat keuangan.

C.     Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku besar menekankan pada status perkiraan.

D.    Laporan dan Dokumen
Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu yang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

E.     Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya
Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi dalam laporan keuangan.

F.     Rangkaian Audit
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi. Rangkaian audit memungkinkan :
(1)     Koreksi kesalahan yang terdeteksi
(2)     Menjawab pertanyaan
(3)     Rekonstruksi arsip

G.    Tindakan Pengendalian dan Pengamanan
Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.
  • Komponen-Komponen Dasar dari Sistem Pemrosesan Transaksi
  1. Komponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi meliputi:
Ø  Inputs
Ø  Processing
Ø  Storage
Ø  outputs

2.      Jenis-jenis input:
Ø  customer orders
Ø  sales slips
Ø  invoices
Ø  purchase orders
Ø  employee time cards


3.      Processing mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen dan kronologis.
4.      Journals digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
5.      Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan akuntansi.
6.      Special journals digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan terus-menerus.
Contoh :

– sales journal
– purchase journal
– cash receipts journal
– cash disbursements journal

7.      Buku besar dan file menyediakan Simpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi.
8.      Buku besar menyediakan ringkasan suatu transaksi keuangan perusahaan.
9.      File kumpulan data yang terorganisir.

Contoh output:
Ø  trial balance
Ø  financial reports
Ø  operational reports
Ø  paychecks

  • Teknik Sistem

  1. Flowchart adalah suatu diagram simbolik yang menunjukkan arus data dan urutan operasi dalam suatu sistem.
  2. Flowcharts barangkali merupakan teknikteknik sistem yang paling umum.




  • Penggunaan Simbol Dalam Flowcharting

  1. Simbol digunakan dalam flowchart untuk mewakili fungsi informasi atau jenis lain dalam suatu sistem.
  2. Arah arus normal dimulai dari kiri ke kanan atau atas ke bawah.
  3. Anak panah terbuka harus ditempatkan ditempat sebaliknya dari garis arus

  •  IPO and HIPO Charts
  1. Bagan ini terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem.
  2. Sebagian besar tingkat umum analisis, hanya hubungan input-proses-output dalam sistem yang menjadi perhatian.
  3. IPO menyajikan sangat sedikit rincian, sehingga akan dilengkapi dengan HIPO.



  • Bagan Arus Sistem dan Program

  1. Bagan arus sistem (System flow Chart) mengidentifikasikan keseluruhan atau jangkauan arus operasi dalam sistem.
  2. Bagan arus sistem difokuskan pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
  3. Bagan arus program (Program flow-Chart) lebih rinci dalam hal fungsi-fungsi pemrosesan dibanding bagan arus sistem.

  •  Analytic Flowcharts, Document Flowcharts, and Forms Distribution Chart
  1. Analytic flowchart mengidentifikasikan pemrosesan yang penting dalam sebuah aplikasi , menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang menerapkan pengendalian.
  2. Arus pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis arus.
  3. Document flowchart serupa dalam hal format dengan analitic flowchart tetapi memuat lebih sedikit rincian mengenai fungsi-fungsi pemrosesan dalam setiap entitas yang digambarkan dalam bahan.
  4. Satu-satunya simbol yang digunakan adalah simbol dokumen. Simbol lain digunakan hanya untuk memperjelas proses.
  5. Forms distribution chart mengilustrasikan distribusi formulir rangkap ganda dalam perusahaan.
  6. Tekananannya lebih pada siapa menerima formulir apa dari pada bagaimana formulir ini diproses.



  • Teknik Uraian tertulis (Narrative Techniques)
  1. Teknik narrative seringkali bermanfaat terutama dalam tahap penemuan fakta dalam analisis sistem.
Contoh:
– Pertanyaan atau wawancara terbuka dan tertutup
– Menelaah dokumen

Daftar Pustaka :
  • W. Wilkinson, Joseph. Sistem Akunting dan Informasi, Jilid Satu, Edisi Ketiga. Bina Rupa Aksara.
  • aksartono.edublogs.org/.../bab-06-pengenalan-pemrosesan-transaksi


1 komentar:

  1. Hei friend, karena kita ini mahasiswa gundar, tolong ya blognya di kasih link UG, seperti www.gunadarma.ac.id, Studentsite studentsite.gunadarma.ac.id dan lain lain karna link link tersebut mempengaruhi kriteria penilaian mata kuliah soft skill

    Selain itu, Yuk ikut lomba 10 kategori lomba khusus bagi mahasiswa Universitas Gunadarma. Edisi Desember 2012 ini diperuntukan bagi mahasiswa S1 dan D3. Tersedia 100 pemenang, atau 10 pemenang untuk setiap kategori. link http://studentsite.gunadarma.ac.id/news/news.php?stateid=shownews&idn=755

    Oh iya, kalian nggak mau ketinggalan kan untuk update terhadap berita studentsite dan BAAK, maka dari itu, yuk pasang RSS di Studentsite kalian...untuk info lebih lanjut bagaimana cara memasang RSS, silahkan kunjungi link inihttp://hanum.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.5

    makasi :)
    @deliverdee

    BalasHapus